Cómo hacer una cotización: guía, ejemplo y plantilla

Hacer una cotización es, en la práctica, tu primera propuesta de venta por escrito. Y aunque parece un trámite, es el documento que decide si el cliente te compra a ti o al competidor que respondió media hora antes.

En esta guía vas a ver cómo hacer una cotización completa y profesional: qué debe incluir, un ejemplo listo para copiar, cómo armarla en Excel o Word, y —lo que casi nadie explica— qué hacer después de enviarla para que no se quede sin respuesta.

Qué es una cotización y por qué decide la venta

Una cotización es un documento en el que le detallas a un cliente qué productos o servicios le vas a entregar, en qué condiciones y por cuánto dinero, durante un plazo determinado. No es una factura (no genera obligación de pago) ni un contrato, pero sí es un compromiso formal sobre el precio y el alcance mientras esté vigente.

Su función real es doble. Por un lado ordena la conversación: deja por escrito qué incluye y qué no, y evita el clásico «yo pensé que también hacía esto». Por otro, es una herramienta comercial: la claridad, la rapidez y la presentación de tu cotización comunican cómo trabajas antes de que el cliente te haya comprado nada.

Por eso conviene dejar de verla como papeleo. Dos negocios con el mismo precio pueden tener resultados muy distintos solo por cómo cotizan.

Qué debe incluir una cotización profesional

Independientemente de si la haces en Excel, en Word o en un sistema, toda cotización necesita estos elementos. Los primeros nueve son imprescindibles; los últimos tres son los que marcan la diferencia entre una cotización del montón y una que transmite seriedad.

1. Datos de tu empresa: nombre o razón social, identificación tributaria, dirección, teléfono, correo y logo.
2. Datos del cliente: nombre completo o razón social, identificación, y la persona de contacto concreta.
3. Número de cotización: un consecutivo único. Es lo que te permite decir «hablamos de la COT-2026-0184» en lugar de «la que le mandé el martes».
4. Fecha de emisión: el día en que la generas.
5. Fecha de vencimiento o vigencia: hasta cuándo respetas ese precio. Sin esto quedas atado a un precio indefinidamente.
6. Detalle de productos o servicios: descripción, cantidad, precio unitario y subtotal por línea.
7. Subtotal, impuestos y total: desglosados, nunca un número suelto.
8. Condiciones de pago: anticipo, contado, crédito a 30 días, medios de pago aceptados.
9. Tiempo de entrega o ejecución: en días hábiles y contados desde un hito claro (por ejemplo, «desde la aprobación del anticipo»).
10. Qué NO incluye: una sección de exclusiones evita el 80% de los conflictos posteriores.
11. Garantías y políticas: qué cubres, por cuánto tiempo, y tu política de cambios o devoluciones.
12. Espacio de aceptación: una línea para firma, o una instrucción clara del tipo «responde este mensaje con ACEPTO para iniciar».

Ese último punto se subestima muchísimo. Una cotización que no dice explícitamente qué debe hacer el cliente para avanzar deja la decisión en el aire.

Cómo hacer una cotización paso a paso

Este es el proceso completo, desde que te piden el precio hasta que el documento sale de tus manos.

1. Entiende bien qué te están pidiendo

Antes de escribir un solo número, confirma el alcance. ¿Cuántas unidades? ¿Con qué especificaciones? ¿Para cuándo? ¿Incluye instalación, envío, capacitación? Una llamada de cinco minutos aquí te ahorra tres versiones de la cotización después.

Si el cliente no tiene claro lo que quiere, cotiza por escenarios: una opción básica y una completa. Es mejor que adivinar.

2. Calcula tus costos reales

Suma materiales, mano de obra, horas de tu equipo, transporte, comisiones y cualquier gasto asociado. Este es el número que no puedes bajar sin perder dinero. Muchos negocios cotizan sobre «lo que suele cobrarse» y descubren tarde que ese trabajo les costaba más de lo que facturaban.

3. Define tu margen y el precio final

Sobre el costo aplicas tu margen. Ojo con una confusión frecuente: si compras en 100 y quieres un margen del 30% sobre el precio de venta, no vendes en 130, vendes en 143 (100 ÷ 0,70). Vender en 130 te deja un margen del 23%, no del 30%.

4. Redacta el detalle con claridad

Escribe cada línea pensando en alguien que no conoce tu sector. En lugar de «Mant. prev. equipo A/A x3», escribe «Mantenimiento preventivo de aire acondicionado — 3 unidades — incluye limpieza de filtros, revisión de gas y reporte técnico».

La descripción detallada no es relleno: es lo que justifica tu precio frente a un competidor más barato.

5. Establece condiciones y vigencia

Define plazo de entrega, forma de pago y hasta cuándo vale ese precio. Una vigencia corta (7 a 15 días) es además un incentivo natural para que el cliente decida.

6. Revisa antes de enviar

Verifica los cálculos, el nombre del cliente y las fechas. Un error de suma o un nombre mal escrito le dice al cliente exactamente qué nivel de cuidado puede esperar de ti.

7. Envíala rápido y por el canal donde el cliente está

La velocidad de respuesta pesa muchísimo en la decisión de compra. Si el cliente te escribió por WhatsApp, mándale la cotización por WhatsApp: obligarlo a revisar el correo añade una fricción que puede costarte la venta.

Deja de armar cotizaciones a mano

Genera cotizaciones numeradas, envíalas por WhatsApp y mira cuáles fueron vistas y cuáles siguen sin respuesta.

Ejemplo de cotización listo para copiar

Este es un modelo real que puedes adaptar. Fíjate en cómo cada bloque cumple una función concreta.

Observa tres detalles: la vigencia está en negrita, hay una sección explícita de «No incluye», y el cierre le dice al cliente exactamente qué hacer. Esos tres elementos son los que más suelen faltar.

Cómo hacer una cotización en Excel

Excel sigue siendo la opción más común, y para empezar está bien. Así se arma una plantilla desde cero:

1. En las primeras filas, coloca tus datos y el logo (Insertar → Imagen). Deja fijas las celdas del número de cotización y las fechas.
2. Crea la tabla de ítems con las columnas: Descripción, Cantidad, Valor unitario y Subtotal.
3. En la columna Subtotal usa =B10*C10 y arrastra la fórmula hacia abajo.
4. Para el subtotal general, =SUMA(D10:D25). Para el impuesto, =D26*0,19. Para el total, =D26+D27.
5. Da formato de moneda a las columnas de valores (Ctrl+Shift+$) y bloquea las celdas con fórmulas para no romperlas por accidente.
6. Guarda el archivo como plantilla (.xltx) y exporta cada cotización a PDF antes de enviarla, para que el cliente no pueda modificar las cifras.

Ventaja: los cálculos son automáticos y no cuesta nada. Límite: el consecutivo lo llevas a mano, cada cotización es un archivo suelto y no tienes ni idea de si el cliente la abrió.

Cómo hacer una cotización en Word

Word conviene cuando el peso está en el texto —propuestas de servicios, consultorías, proyectos— más que en las cifras.

1. Empieza desde Archivo → Nuevo y busca «cotización» o «presupuesto» en las plantillas, o arma la tuya con un encabezado que lleve tu logo.
2. Inserta una tabla (Insertar → Tabla) para el detalle de ítems.
3. Word no calcula solo: usa Diseño de tabla → Fórmula, con =SUM(ABOVE) para los totales, o escribe las cifras a mano y revísalas dos veces.
4. Añade tus secciones de alcance, exclusiones, condiciones y garantía como párrafos.
5. Guarda como plantilla (.dotx) y exporta siempre a PDF.

La regla es simple: si tu cotización tiene muchos números, usa Excel; si tiene mucho texto explicativo, usa Word.

Cómo hacer una cotización formal

«Formal» no significa más larga ni más complicada. Significa que cumple cuatro condiciones:

• Está identificada: lleva número consecutivo, fecha y datos fiscales completos de ambas partes.
• Tiene vigencia explícita: dice hasta cuándo es válida. Sin fecha límite, jurídicamente sigues ofreciendo ese precio.
• Define el alcance sin ambigüedad: qué entregas, en cuánto tiempo, con qué garantía y qué queda por fuera.
• Es un documento no editable: se envía en PDF, no en Excel ni Word abiertos.

El tono también cuenta: trata de usted, evita abreviaturas y emojis, y revisa la ortografía. En una cotización formal, la presentación es parte del argumento de venta.

Errores que te cuestan la venta

• Demorarte. Es el error más caro de todos. El cliente que pide cotizaciones suele pedir varias, y la primera en llegar parte con ventaja.
• Enviar solo un número. Un WhatsApp que dice «son $1.500.000» no es una cotización. Compites solo por precio y pierdes contra el más barato.
• No poner vigencia. Te deja atado a precios viejos y elimina cualquier sentido de urgencia.
• Omitir las exclusiones. De ahí salen casi todos los reclamos posteriores.
• Mandar el archivo editable. Nunca sabes con qué cifras va a volver.
• No numerar. Cuando manejas volumen, sin consecutivo es imposible hacer seguimiento serio.
• Enviarla y olvidarla. El más común y el más costoso. Va aparte.

El verdadero problema no es hacer la cotización: es lo que pasa después

Aquí está el punto ciego de casi todos los negocios pequeños y medianos. Se invierte tiempo en armar una cotización impecable, se envía… y ahí muere el proceso.

Piensa en tu propia operación y responde:

• ¿Cuántas cotizaciones enviaste el mes pasado?
• ¿Cuántas de esas siguen sin respuesta?
• ¿Cuáles vencen esta semana?
• ¿A cuáles les hiciste un segundo contacto?

Si tuviste que abrir una carpeta para responder, ahí tienes dinero parado. La mayoría de las cotizaciones no se pierden porque el precio esté mal: se pierden porque nadie volvió a preguntar. El cliente se distrajo, apareció otra prioridad, y quien insistió con educación se llevó el trabajo.

Un archivo de Excel no te avisa que la COT-2026-0184 lleva ocho días sin respuesta y vence mañana. Un sistema sí.

Cómo hacer cotizaciones y darles seguimiento con SMS EnLínea

Nuestro panel está pensado exactamente para el flujo completo: crear la cotización, enviarla por el canal donde el cliente ya está, y saber en qué estado quedó cada una.

Cotizaciones numeradas y con plantilla

Creas la cotización desde una plantilla con tus datos y tu logo, con consecutivo automático, cálculo de impuestos y fecha de vigencia. Se acabó copiar el archivo del mes pasado y olvidar cambiar el nombre del cliente.

Envío por WhatsApp, donde sí la van a leer

Conectas tu número mediante la API oficial de Meta o vinculando tu WhatsApp Business, y envías la cotización directamente al chat del cliente. Un mensaje de WhatsApp se abre en minutos; un correo puede quedarse días sin ver o caer en spam. Si quieres profundizar en esa diferencia de canal, lo explicamos en la guía de mensajes masivos por WhatsApp.

Seguimiento: el estado de cada cotización a la vista

Cada cotización queda registrada con su estado —enviada, en revisión, aceptada, rechazada o vencida— y asociada a la ficha del cliente. De un vistazo sabes cuáles necesitan un recordatorio hoy, en lugar de reconstruirlo de memoria.

De la cotización aprobada a la orden de servicio

Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en orden de servicio sin volver a escribir los datos. Así el trabajo aprobado entra a ejecución con el alcance ya definido y nadie tiene que preguntar qué fue lo que se vendió.

Tickets y clientes en el mismo lugar

Si después del trabajo aparece una solicitud o un reclamo, entra como ticket de soporte con responsable y estado, sin perderse entre conversaciones. Y todo —cotizaciones, órdenes, tickets e historial de chat— queda colgado de la ficha del cliente en el CRM, que es justamente la lógica de un CRM: dejar de depender de la memoria de una persona.

Puedes ver el detalle de cada módulo en la página de funciones.

Prueba SMS EnLínea gratis

Crea tu primera cotización, envíala por WhatsApp y descubre cuántas ventas estabas dejando sin seguimiento.

Resumen

Para hacer una cotización que venda: identifica el documento con número y fecha, detalla el alcance con claridad, desglosa los valores, define condiciones y vigencia, di explícitamente qué no incluye, envíala en PDF por el canal donde está el cliente y —sobre todo— hazle seguimiento antes de que venza.

Los primeros pasos los resuelves con Excel o Word. El último, que es el que realmente convierte, necesita un sistema que te avise.